Novela zákona zmenila správu registratúry vo verejnom sektore od 1.6.

5. 6. 2019

Od 1. 3. 2019 pribudli nové povinnosti pre verejný sektor. Priniesla ich novela Vyhlášky MV SR č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu, podľa ktorej treba do 1. 6. upraviť registratúrne poriadky.

 

 

 

 

Novela si vyžiada od 1. 6. 2019 zmeny v týchto oblastiach:

  • prijímanie, označovanie a ukladanie elektronických zásielok
  • modul elektronického doručovania
  • úprava registratúrnych poriadkov

Novela vyhlášky 410/2015 sa vzťahuje na správu registratúry orgánov verejnej moci a nimi zriadené inštitúcie, ku ktorým patria:

  • štátne orgány (ministerstvá, úrady), 
  • obce a mestá, VÚC (ich orgány), 
  • verejnoprávne inštitúcie (Sociálna poisťovňa, školy, zdravotné poisťovne)
  • niektoré fyzické osoby (notári, exekútori) a právnické osoby (profesijné komory)

 

Čo to je registratúra

Registratúra je súbor všetkých dokumentov, ktoré používa či vytvára firma alebo organizácia. Patria sem listy, zmluvy s obchodnými partnermi, účtovné a daňové doklady, záznamy, personálne dokumenty a tak ďalej. Každá firma, ktorá vznikne, by si mala zistiť, do akej kategórie pôvodcu registratúry patrí.

 

Na túto tému pripravujeme seminár:

Bratislava 17. 7. : Správa registratúry a archív organizácie v roku 2019

 

Kto tvorí registratúru

Ak ste právnická osoba a nie ste si istí, či musíte zo zákona tvoriť registratúrny plán alebo aj poriadok, môžete sa obrátiť na Štátny archív a overiť si svoju povinnosť.

 

Zákon 395/2002 rozlišuje 3 kategórie pôvodcov registratúry:

 

1. kategória zahŕňa najvýznamnejšie inštitúcie, a tie majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán. Sú to:

  • orgány verejnej moci
  • organizácie zriadené a založené orgánmi verejnej moci
  • právnické osoby zriadené zákonom
  • podnikateľské subjekty s majetkovou účasťou orgánu verejnej moci
  • právnické osoby konajúce vo verejnom záujme 

 

2. kategória zahŕňa inštitúcie, ktoré sú povinné vypracovať iba registratúrny plán. Sú to:

  • neštátne vzdelávacie inštitúcie
  • podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do III. kategórie a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy, ktoré majú dokumentárnu hodnotu
  • ústredné orgány alebo im rovnocenné subjekty politických strán,nadácií, občianskych združení
  • neštátne fondy
  • registrované cirkvi a náboženské spoločnosti

 

3. kategória zahŕňa firmy, ktoré neprodukujú archívne dokumenty, a tak nie sú povinné vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán. Sem patria:

  • fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia podľa osobitného predpisu
  • základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení
  • pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby)

 

Čo to je správa registratúry

Správa registratúry je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov - záznamov). V rámci správy registratúry musí mať podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach každý subjekt, ktorý spadá do 1. kategórie pôvodcov registratúry vytvorený registratúrny plán aj poriadok. Ak spadá do 2. kategórie, je povinný vypracovať len registratúrny plán. Viac informácií, ale aj vzory a dokumenty registratúrneho poriadku a plánu nájdete na webstránke Ministerstva vnútra.

 

Čo v prípade porušenia zákona o archívoch a registratúrach

Ak právnická osoba patrí do kategórie, ktorá musí tvoriť registratúrny plán alebo aj poriadok, a nerobí to, porušuje zákon. Kontrolu má na starosti Štátny archív, ktorý môže udeliť pokutu.

 

Príklady povinností, ktoré ukladá zákon v oblasti správy registratúry

  • Starať sa o riadnu evidenciu záznamov 
  • Zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu tak, aby prečkal určenú lehotu uloženia -  to môže byť niekoľko rokov a pri niektorých špecifických druhoch dokumentov aj niekoľko desaťročí
  • personálne obsadiť úsek správy registratúry v kumulovanej funkcii alebo v samostatnej pracovnej pozícii
  • riadne vyraďovať registratúrne záznamy alebo spisy, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť organizácie a uplynuli lehoty ich uloženia
  • oznamovať bezodkladne ministerstvu vnútra prostredníctvom príslušného štátneho archívu zmeny svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry
  • odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní v určenej lehote do archívu

Zdroj: Ministerstvo vnútra SR