Elektronický archív je tu! Skladovanie účtovných dokladov sa digitalizuje

25. 10. 2021

Podnikatelia už nebudú musieť doklady uchovávať v papierovej podobe. Dokumenty sa budú archivovať len v elektronickej podobe. Ministerstvo financií SR sa rozhodlo výrazne zjednodušiť a zefektívniť systém účtovníctva vo viacerých oblastiach. Rezort pripravil novelu zákona, ktorou reaguje na aktuálne trendy v digitalizácii. Pozitívna zmena prichádza hlavne v archivácii účtovníctva.

V súčasnosti zákon umožňuje v súlade s § 31 ods. 3 vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je účtovná jednotka povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú.

Hoci zákon presný spôsob preukázania zhodnosti elektronického a písomného dokumentu neustanovuje, MF SR odporúča zaručenú konverziu či využitie notára, čo je nielen nákladné, ale aj časovo a organizačne komplikované. Prichádza však výrazné zjednodušenie. Podnikatelia by už od 1. 1. 2022 nemuseli doklady uchovávať v papierovej podobe. Mala by stačiť elektronická archivácia, pričom nebude nutná ani tzv. zaručená konverzia. Predovšetkým pre personálnu agendu ide o výrazné zníženie administratívnej záťaže, nakoľko táto sa archivuje zo zákona najdlhšie. Ministerstvo financií SR návrh novely posunulo do medzirezortného pripomienkového konania. Účinnosť novely sa navrhuje od 1. januára 2022.

Ako sa na túto novú povinnosť pripraviť od roku 2022 aj to, ako zvládnuť ostatné už platné povinnosti archivovania a registratúry v súlade s platnou legislatívou sa dozviete na unikátnom odbornom stretnutí Archívnictvo, správa registratúry a digitalizácia v roku 2022 online 29. novembra 2021.

Pre viac informácií a možnosť objednať kliknite SEM!